Računovodstvo - Politika plaćanja

 

SVRHA

Svrha ove politike o obavezama je da osigura sigurnost fondova Hudson County Community Collegea („Koledž”) i vođenje poslovanja u skladu sa principima odgovornosti, potpunosti, pravovremenosti i tačnosti. Rukovodeći se ovim principima, Koledž nastoji da na efikasan način izvrši blagovremenu isplatu dobavljačima ovjerenih i odobrenih faktura, te da vodi potpunu i tačnu evidenciju obaveza prema dobavljačima. 

POLITIKA

Koledž i njegov upravni odbor (“Odbor”) posvećeni su podršci članovima lokalne zajednice i prodavcima koji posluju sa Koledžom. Ova politika se odnosi samo na plaćanja prodavcima. Obaveze prema dobavljačima su vrsta kratkoročnog duga, obično iznos koji organizacija duguje svojim dobavljačima ili prodavcima za pruženu robu i usluge, za koje se plaćanje ne vrši unaprijed. Koledž preuzima obaveze prema dobavljačima i prodavcima za kupovinu dobara i usluga koje se koriste u redovnom poslovanju.
Odjeljenje za obaveze prema plaćama je odgovorno za reviziju i obradu faktura i plaćanja za Koledž. Odeljenje za obaveze prema dobavljačima obavlja sledeće dužnosti povezane sa ovim ciljem:

  1. prijem računa i elektronsko plaćanje;
  2. praćenje kredita dobavljača i prethodnih plaćanja dobavljačima;
  3. rukovanje upitima o plaćanju od dobavljača i zajednice koledža;
  4. nadzor usklađivanja dokumenata;
  5. osiguravanje odgovarajućih odobrenja;
  6. obrada plaćanja; i
  7. arhiviranje dokumenata i istorije plaćanja.

Odbor delegira na predsjednika odgovornost da razvije procedure i smjernice za implementaciju ove politike. Ured za finansije će biti odgovoran za implementaciju politike.

Matrica odobrenja

Odobreno: jun 2021
Odobrio: Upravni odbor
Kategorija: Računovodstvo
Podkategorija: Računi plaćanja
Zakazano za pregled: jun 2024
Odgovorne kancelarije: Finansije

 

procedure

Odeljenje računovodstva Procedura o obavezama

I. UVOD

Ova procedura je razvijena kako bi se osigurala sigurnost sredstava Fakulteta, poslovanje se odvija po principima odgovornosti, potpunosti, ažurnosti i tačnosti. Rukovodeći se ovim principima, HCCC nastoji da: 1) izvrši blagovremeno plaćanje odgovarajućih faktura na efikasan način; i 2) prijavi neizmirene obaveze u skladu sa GAAP-om. Nadalje, Koledž očekuje da svi članovi zajednice i svi dobavljači koji posluju sa Koledžom slijede ovu politiku. 

Procedure u nastavku odnose se samo na plaćanja prodavcima. Za dodatne procedure vezane za sljedeće kategorije, pogledajte: 

    1. Procedure nadoknade putovanja i poslovanja
    2. Procedure stipendiranja
    3. Procedure povrata sredstava za studentske račune

II. Subjekti na koje utiču ove procedure

Dolje navedene procedure utječu na sve odjele i urede Hudson County Community College.

III. Definicije

Dospjeli je vrsta kratkoročnog duga koji obično predstavlja iznos koji organizacija duguje svojim dobavljačima ili prodavcima za robu i usluge kupljene na kredit. Koledž preuzima obaveze prema dobavljačima i prodavcima da kupuju robu i usluge koje se koriste u redovnom poslovanju. Odeljenje za obaveze prema plaćanju (“AP Department”) je odgovorno za reviziju i obradu faktura i verifikaciju faktura u ime Koledža.

Odeljenje AP obavlja sledeće poslove vezane za ovaj cilj:

    1. Prijem računa
    2. Elektronska plaćanja
    3. Praćenje kredita dobavljača
    4. Rukovanje upitima o plaćanju od dobavljača i zajednice fakulteta
    5. Nadzor usklađivanja dokumenata
    6. Obrada plaćanja
    7. Interfejs računovodstvenog sistema
    8. Arhiviranje dokumenata i istorije plaćanja

odgovornost – AP odjel osigurava da su sve kupovine na odgovarajući način odobrene prije isplate plaćanja, da se fakture plaćaju samo jednom i da je imovina koledža zaštićena od prevare. Nadalje, AP odjel osigurava da su transakcije pravilno dokumentirane za potrebe revizije.

preciznost – Da bi pravilno prijavio neizmirene obaveze i troškove Koledža, Odeljenje AP evidentira podatke o dobavljačima u procesu vaučera i računima glavne knjige.

E-ČEKOVI Transakcije – Elektronska finansijska plaćanja zaposlenima umjesto čeka.

Provjera budžeta –Procedura kojom Odjeljenje osigurava da finansijska obaveza i troškovi Koledža ne prelaze njihove budžete.

potpunost – Specifične, neophodne informacije o svim ugovorenim isporučenim robama i izvršenim uslugama kako bi se omogućilo plaćanje. Ovo bi trebalo uključivati ​​sljedeće informacije:

    1. Broj i datum fakture.
    2. Broj narudžbenice.
    3. Ime prodavca, adresa i druge relevantne kontakt informacije.
    4. Adrese "Primalac računa" i "Pošalji".
    5. Datum(i) isporuke robe ili usluga.
    6. Detaljan opis kupljene robe ili izvršenih usluga i lokacija na kojoj je roba isporučena ili pružene usluge.

Narudžbenica (PO) – Narudžbenica je dokument koji Koledž izdaje prodavcu u kojem se navode vrste, količine i dogovorene cijene za proizvode i/ili usluge koje će prodavac pružiti.

pravovremenost – Prijavljeni troškovi za robu i usluge u obavljenom periodu, da blagovremeno plati odobrene fakture (Neto 30) i da iskoristi sve važeće popuste dobavljača. Iz ovih razloga, kritična je blagovremena prezentacija kompletne fakture Odjeljenju za AP. Prodavce treba uputiti da pošalju sve fakture direktno AP odjelu, a ne kontaktu u kampusu. Pravovremena potvrda prijema od strane prijemnog odjela na Koledžu AP odjelu je ključna za proces omogućavanja AP odjelu da izvrši blagovremena plaćanja dobavljačima.

Vaučering - Interna namjera da se izvrši plaćanje dobavljaču. Vaučer je dokument koji proizvodi Koledž i izdaje se prodavcu nakon što je faktura primljena i usklađena sa narudžbom i dokumentima za prijem. Odobreni vaučeri, kada se obrađuju, postaju čekovi ili E-CHECK plaćanja.

IV. Policy Procedures

Procedure u nastavku će se implementirati kako bi se uskladile sa politikom Koledža o obavezama prema dobavljačima i osigurale da su iznosi obaveza prema dobavljačima tačni; pravilno, tačno i efikasno evidentirano; obrađen samo jednom; i na odgovarajući način dokumentovani u finansijskim izveštajima. Da bi se obrađivale uplate, sve fakture moraju biti odobrene u skladu sa procedurama Koledža. Odeljenje za obaveze prema dobavljačima će se pridržavati sledećih procedura:

1. Prodavci moraju biti uneti u Colleague Portal System. 

2. Prodavci neće biti plaćeni osim ako se popunjeni W-9 ne unese u sistem portala za kolege i ako odbor odobri odluku (ako je potrebno).

3. Računi primljeni od strane AP odjela će biti obilježeni datumom.

4. Fakture se dostavljaju direktno AP odjelu. Ako se faktura šalje direktno prijemnom odeljenju, odgovornost odeljenja je da prosledi fakturu AP odeljenju odmah nakon pregleda i potvrde da je roba isporučena kako je zastupao prodavac i da su usluge u fakturi izvršene. Ovo će olakšati plaćanje u rokovima i ublažiti rizik od izgubljenih, izgubljenih ili zadržanih faktura koje uzrokuju kašnjenja u pravilnom računovodstvu i izbjeći veće troškove za Koledž. Fakture ne treba čuvati u uredima odjeljenja. 

5. Samo ovlašteno osoblje AP odjela može se prijaviti na Colleague Portal System i obrađivati ​​fakture. 

6. Vaučeri za naplatu moraju biti podržani originalnom fakturom, narudžbenicom ovlaštenom od strane Fakulteta i dokumentiranim prijemom robe i usluga. Narudžbenicu i podatke o prijemu u Kolegu unose zaposleni u HCCC. 

7. Faktura mora sadržavati detaljan opis pruženih usluga ili pružene robe, datum(e) isporuke robe ili usluga i lokaciju HCCC-a na kojoj su usluge pružene ili isporučena roba. Plaćanje faktura kojima nedostaje dovoljno informacija može biti odloženo dok se ne daju sve potrebne informacije. 

8. Ako je faktura za djelimično plaćanje, prodavac mora jasno naznačiti aranžman na fakturi ili ugovoru. U ovim situacijama, od prodavca se zahteva da obezbedi isti nivo dokumentacije, kao što je opisano u IV.7 gore. 

9. Brojevi faktura se unose u Colleague Portal System tačno onako kako ih je dostavio prodavac. Promjena broja računa može dovesti do duple obrade. Izmjena je strogo zabranjena osim ako to dopušta AP odjel.

10. Unos podataka o fakturi je potpun, tačan i valjan.

11. Odjel mora primiti svu robu i usluge u Colleague Portal System. Za usluge i robu otpremljene direktno u odjel za naručivanje, odgovornost odjela za naručivanje je da obavijesti AP odjel da su usluge ili roba na zadovoljavajući način primljena i prihvaćena u sistemu za proces plaćanja. 

12. Razlike između narudžbenice i fakture će se označiti, istražiti i riješiti prije obrade plaćanja. Razlike uključuju, ali nisu ograničene na, različito ime dobavljača, odstupanje u količini ili odstupanje u dolarima. 

13. Porez na promet ne bi trebao biti uključen ni u jednu fakturu jer je Fakultet oslobođen poreza. AP odjel će dobavljaču dostaviti dokumentaciju koja podržava status oslobođenja poreza, uključujući broj oslobođenja od poreza na promet i potvrdu, ako je potrebno. 

14. Sve kupovine osnovnih sredstava obrađuje AP odjel. 

15. Odeljenje AP će poslati sve odobrene uplate na adresu evidencije. Sva plaćanja koja uključuju posebno rukovanje, kao što su pošiljke preko noći ili lično preuzimanje, zahtijevaju prethodno odobrenje. Upotreba slanja preko noći i brza obrada plaćanja bit će ograničena na hitne situacije. 

16. AP odjel obrađuje čekove i vrši plaćanja dva puta sedmično. AP Department Check i E-CHECK uplate se obrađuju naizmjenično. 

17. Studentski povrati se obrađuju u Uredu Bursara, a čekovi se izdaju preko AP odjela jednom sedmično.

18. Čekom Zahtjev za plaćanje, kao što slijedi, treba koristiti kada drugi oblici plaćanja (npr. narudžbenica i vaučer za sitni novac) ne vrijede. Svaku narudžbu za kupovinu robe mora obraditi Odeljenje nabavke.   

19. Čekovi koji nedostaju, duplirani i dugo neisplaćeni će se istražiti prije izdavanja drugog čeka. Službenik AP odjela će obraditi sva podešavanja provjera u Colleague System nakon što se sve istrage završe.

20. Pozitivni podaci o plaćama se šalju banci nakon svakog paketa plaćanja čekom.

21. Sva pitanja u vezi sa ovom politikom treba uputiti službeniku AP odjela. Pitanja se mogu slati elektronskim putem na Accounts Payable at apFREEHUDSONCOUNTYCOMMUNITYCOLLEGE. Alternativno, službenika AP odjela možete kontaktirati na (201) 360-4055.

Odobren od strane Vlade: jul 2021
Povezana politika odbora: računovodstvo, obaveze prema naplati

Vratiti u Policies and Procedures