Politika inženjeringa i operacija

 

SVRHA

Svrha ove politike o inženjeringu i operacijama je da se osigura efektivno i efikasno upravljanje postojećim objektima, da se maksimizira ulaganja i inicijativa u planiranju nove infrastrukture objekata u kampusima, i da se obezbijedi sigurno okruženje za zajednicu fakulteta.

POLITIKA

Sadržaji su značajno bogatstvo Fakulteta. Koledž i njegov upravni odbor („Odbor“) su posvećeni obezbjeđivanju čistog, bezbednog i dobro održavanog okruženja koje podstiče obrazovanje, zapošljavanje i podržava svakodnevne aktivnosti u životu Koledža.

Odbor delegira na predsjednika odgovornost za razvoj procedura za inženjering i operacije. Ured za inženjering i operacije bit će odgovoran za implementaciju politike.

Odobreno: avgust 2022
Odobrio: Upravni odbor
Kategorija: Inženjering i operacije
Zakazano za pregled: avgust 2024
Odgovorne kancelarije: Finansije

 

procedure

Operativni postupak održavanja, popravke i izmjena

I. UVOD

Svrha ove procedure je da se utvrde osnovne smjernice za institucionalne i resorne odgovornosti koje se odnose na održavanje, popravke i izmjene objekata fakulteta. Da bi se osiguralo poštovanje HCCC standarda i regulatornih zahtjeva za zdravlje i sigurnost, Koledž zapošljava profesionalno inženjersko i operativno osoblje posvećeno efikasnom planiranju, izgradnji i radu svih objekata kampusa.

Osim ako nije drugačije odobreno u ovoj proceduri, objektima koji rade u kampusima Jersey City i Union City upravlja Ured za inženjering i operacije. Pojedinci koji žele da rade na objektima treba da se konsultuju sa odgovarajućim osobljem na tim lokacijama. Svaki rad na objektima koji je odobrio administrator zgrade mora biti u skladu sa lokalnim propisima i standardima HCCC.

Svi radovi na objektima moraju se izvoditi u skladu sa naslovom II i pristupačnim standardima dizajna/ADA. U svrhu ove procedure, „radovi na objektima“ se definišu kao bilo koji rad koji modificira zgrade ili terene kampusa, kao što je zamjena, premeštanje, uklanjanje ili farbanje vrata, zidova, prozora, polica ili podova; izmjena ili prodor u hodnike ili plafone; dodavanje ili podjela postojećeg prostora; i rad na bilo kom komunalnom sistemu zgrade, između ostalog.

II. Institucionalne odgovornosti

Koledž pruža osnovne usluge objekata, kao što su usluge čuvanja, odlaganje otpada, reciklaža i održavanje i popravka zgrada, preko Ureda za inženjering i operacije (OEO). Koledž također ima sredstva za manje popravke i poboljšanja, koja pokrivaju osnovnu obnovu zgrada i projekte sigurnosti.

  1. Ured za inženjering i operacije
    1. Primarna misija OEO-a je da izvrši suštinsko održavanje, popravke i usluge manjih izmjena koje su neophodne da bi kampusi Koledža bili operativni, sigurni iu skladu sa zakonskim zahtjevima utvrđenim zakonom ili kodeksom i standardima HCCC.
  2. Inženjerske i operativne usluge Zahtjevi i završetak
    1. Zahtjeve za OEO usluge treba podnijeti popunjavanjem online radnog naloga/zahtjeva. Kada se primi zahtev, OEO će dodeliti broj radnog naloga i prema tome rasporediti rad.
    2. OEO će rasporediti radne naloge kako bi ispunili zahtjeve određenog datuma i vremena završetka i obavijestit će odjele ako usluge ne mogu biti izvršene kako je traženo. Ako datum završetka nije naveden, radni nalozi će biti raspoređeni po primljenom nalogu.
    3. Upite o radnim nalozima koji su u obradi uputite telefonom OEO-u na lokal 4048 ili putem e-pošte na gacostaFREEHUDSONCOUNTYCOMMUNITYCOLLEGE. Broj radnog naloga će biti potreban kako biste odgovorili na bilo koji upit.
    4. Ako se utvrdi da se zahtjev tereti na račune koji nisu operativni budžet OEO-a, kontakt odeljenja će biti pismeno obaviješten i dostavljen sa brojem radnog naloga i prijedlogom procjene troškova za usluge. Procene su neobavezujuće i imaju za cilj da pomognu u određivanju da li da se ovlasti OEO da nastavi sa radom. Ako odeljenje koje podnosi zahtev želi da se izvrši radni nalog, treba da odgovori OEO u pisanoj formi i nastavi sa utvrđenim procesom nabavke. Kada se usluga izvrši, OEO će obraditi fakturu na osnovu izdatog naloga za kupovinu.
  3. Planiranje, projektovanje i izgradnja
    1. OEO omogućava najbolje prakse u razvoju projekata, upravljanja i izgradnje za Koledž i pruža sveobuhvatne smjernice vezane za izgrađeno okruženje institucije. Ovo uključuje HCCC master planiranje, programiranje, razvoj dizajna, napore u izgradnji i najbolje dizajnerske prakse. Prije pokretanja zahtjeva za projekt, pojedinci će se konsultovati sa odgovarajućim administratorom odjeljenja kako bi utvrdili posebne politike odjela i procedure za traženje rada objekata.

III. Odgovornosti jedinice u vezi sa korištenjem zgrada

Dekani, direktori i šefovi jedinica odgovorni su da osiguraju da se prostor koristi u namjene koje su mu dodijeljene i korištene na način koji promovira sigurnost svih koji koriste ili posjećuju objekte. Svi članovi zajednice koledža imaju odgovornost da pažljivo tretiraju objekte kampusa; izbjegavati bilo kakve radnje koje stvaraju opasne, opasne, nesigurne ili nezdrave uslove; i da prijave sve takve uslove koje mogu poštovati. Koledž se oslanja na osoblje i supervizore da informišu i educiraju studente, nastavnike, osoblje i posjetioce objekata o njihovom korištenju. Odgovornosti odjela uključuju:

  • Odobrenje pristupa prostoru u ograničenim ili osiguranim zonama i nakon radnog vremena;
  • Identificiranje odgovornosti jedinice za sigurno skladištenje, rukovanje i odlaganje opasnih materijala; i
  • Praćenje svih politika i procedura HCCC-a za izmjene, održavanje i popravke objekata.

IV. Osoblje za održavanje odjela

  1. Kancelarije, prvenstveno samoodržive jedinice (kao što su FLIK, knjižara, itd.) koje imaju, ili nameravaju da imaju, zaposleno osoblje posebno za poslove održavanja odeljenja i male izmene, moraju imati memorandum o razumevanju sa OEO. Ti sporazumi se moraju periodično revidirati kako bi se osiguralo da posao koji obavljaju ove jedinice ne premašuje ono što se može uraditi bezbedno iu skladu sa važećim regulatornim kodeksima. Ovi sporazumi ne negiraju odgovornost odeljenja da se pridržava standarda HCCC; ekološki, sigurnosni i zdravstveni propisi; i procesi izdavanja dozvola.

V. Dodjela poslovnog prostora

  1. Svrha Procedure i smjernica za dodjelu kancelarijskog prostora je da obezbijedi transparentan i pravičan proces dodjele poslovnog prostora i da odredi prioritete za dodjelu kancelarijskog prostora. Prostor je ograničen resurs fakulteta; shodno tome, njime se mora upravljati odgovorno i na način koji promovira unapređenje misije i strateških prioriteta koledža. Fleksibilnost treba održavati kako bi se riješile promjene u funkciji, nastavnim planovima i programima, programima i tehnologijama. Shodno tome, uspostavljen je sveobuhvatan okvir za dodjelu i upravljanje prostorom, uključujući kancelarijski prostor, kako bi se postigla najbolja iskorištenost i odgovori na trenutne i nove potrebe. Koledž je posvećen poštenom i transparentnom procesu za sve dodjele poslovnog prostora. Raspodjelom poslovnog prostora upravlja Ured za inženjering i operacije. Zahtjeve će sa potencijalnim korisnicima koordinirati izvršni direktor za inženjering i operacije, a odobriti ih odgovarajući član Kabineta. Premještanje ureda unutar odjeljenja ili jedinice ne zahtijeva dodatno odobrenje.
  2. smjernice
    1. Svemirski zadaci su utemeljeni na misiji Fakulteta, osnovnim vrijednostima i strateškim pravcima.
    2. Svim nastavnicima i osoblju će biti osiguran kancelarijski ili radni prostor koji odgovara vrsti posla koji obavljaju. Kada je to moguće, nastavnici i osoblje koji redovno komuniciraju sa studentima treba da imaju pristup privatnom prostoru za sastanke sa studentima.
    3. Uredski prostor je vlasništvo fakulteta koje će biti dodijeljeno određenoj jedinici ili odjeljenju, ako bude dostupno, na način koji najbolje unaprijedi prioritete fakulteta. Nijedna jedinica ili divizija ne “posjeduje” prostor koji joj je dodijeljen. Konačne odluke o dodjeli poslovnog prostora u okviru datog odjeljenja donosi odgovarajući potpredsjednik ili dekan. U situacijama kada se kancelarijski prostor dijeli između različitih jedinica ili odjeljenja, potpredsjednici i dekani koji predstavljaju te jedinice ili odjeljenja moraju međusobno odrediti kako će se taj prostor koristiti. Svaka jedinica ili odjel treba da upravlja svojim potrebama za kancelarijskim prostorom u okviru prostora koji je dodijeljen jedinici ili odjeljenju u bilo kojem trenutku.
    4. Kancelarijski prostor, kao i svi prostorni resursi na fakultetima, treba da se rasporedi na najefikasniji i najefikasniji mogući način kako bi najbolje služio programskim i strateškim ciljevima.
    5. Zajednički uredski i otvoreni uredski aranžmani se podstiču kad god je to moguće kako bi se efikasno iskoristio ograničeni prostor kampusa.
    6. Uredski prostor koji je dodijeljen jedinici ili odjeljenju može se preraspodijeliti drugoj jedinici kao odgovor na potrebe i prioritete fakulteta.
    7. Kancelarijski prostor koji je ispražnjen zbog značajnog smanjenja veličine programa, smanjenja radne snage ili eliminacije programa vraća se u fond prostora za fakultet.
    8. Kancelarijski prostor koji je ispražnjen zbog preseljenja jedinice u drugu zgradu, sprat ili apartman vraća se u prostor za fakultet.
    9. Kada se prostor preraspodijeli, sve pogođene strane će biti prethodno obaviještene i konsultirane.
  3. Prioriteti raspodjele uredskog prostora
    1. Stalni, stalni, privremeni profesori sa punim radnim vremenom, predavači i zaposleni u jedinici koji zahtijevaju visok nivo privatnosti za rad na povjerljivim stvarima ili sastanke sa studentima, osobljem i drugima; čin/staž će se uzeti u obzir.
    2. Kancelarije mogu biti privatne, zajedničke, otvorene ili u kabinama prema potrebi i dostupnosti. Za one kojima nisu dodeljene privatne kancelarije treba obezbediti privatni prostor za sastanke sa studentima.
    3. Svaki odjel ili jedinica treba artikulirati preporučene veličine i tipove ureda za svoje individualne potrebe. Za postojeće urede, vrste i veličine će se nužno razlikovati od ovih preporuka zbog postojeće konfiguracije zgrada i dostupnosti odgovarajućih prostora.
    4. Uredi će se dodijeliti na osnovu potrebe, raspoloživosti i prikladnosti za predviđenu upotrebu.
    5. Dodjeljivanje više kancelarija za nastavno osoblje i osoblje nije dozvoljeno osim ako se pokaže potreba. U takvim okolnostima, fakultetu ili članu osoblja može biti dodijeljena sekundarna kancelarija (idealno u zajedničkom aranžmanu), pod uslovom da se ne nalazi u istoj zgradi/kampusu kao i primarna kancelarija. Sve odluke koje se odnose na više ureda donosit će se od slučaja do slučaja i zahtijevaju odobrenje odgovarajućeg potpredsjednika/dekana u konsultaciji s Kabinetom.
    6. Nastavnicima i osoblju sa skraćenim radnim vremenom treba dodijeliti kancelarijski prostor u zajedničkom uredskom aranžmanu kad god je to moguće.
    7. Svaka jedinica treba da osigura da su sve kancelarije zauzete. Kada kancelarije ostanu nezauzete u značajnim vremenskim periodima, kao što su sabatci ili druga odsustva, jedinice bi trebalo da koriste ove prostore kako bi ublažile hitne potrebe za prostorom. Ako kancelarijski prostor ostane nedovoljno iskorišten u periodu dužem od jedne godine, od jedinice ili odjeljenja može se tražiti da daju opravdanje za održavanje korištenja prostora.
    8. Emeritus/penzionisani fakultet i osoblje mogu dobiti zajedničke kancelarije ako je prostor dostupan unutar jedinice i oni ostaju angažovani u aktivnostima jedinice. Ove zajedničke kancelarije imaju za cilj da omoguće pojedincu da održi kontakt sa svojom jedinicom, disciplinom, kolegama i većom zajednicom koledža.
    9. Kada je to moguće i jedinice žele da konsoliduju svoje prostorne zadatke iz razloga akademske interakcije i administrativne efikasnosti, biće obezbeđeni susedni prostori.
    10. Šef jedinice ili odjeljenja treba da vrši periodičnu procjenu raspodjele poslovnog prostora kako bi se osiguralo da se sav kancelarijski prostor koristi na maksimalnu funkcionalnost i efikasnost.
    11. Ured za inženjering i operacije će održavati izvještaje o inventaru službenog prostora koji bilježe sve dodjele kancelarijskog prostora.
    12. Da bi se podržala tačna i potpuna evidencija o dodjeli prostora, jedinice ili odjeli će na godišnjoj/periodičnoj osnovi verificirati sa objektima raspodjelu kancelarijskog prostora i imena osoblja koje je dodijeljeno da zauzima određene prostorije.
    13. Kabinet će periodično zahtijevati od Uprave Facilities da ocijeni i analizira adekvatnost dodjele poslovnog prostora jedinice na osnovu kriterija kao što su broj i tip osoblja, lokacija, funkcionalni raspored i promjene u programskim potrebama.
    14. Kancelarijski prostor se ne može dodijeliti organizacijama koje nisu u kampusu bez prethodnog odobrenja od strane odgovarajućeg šefa odjeljenja u saradnji sa Kabinetom.
  4. Kriteriji za promjene i dodjelu kancelarijskog prostora
    1. Primarni kriteriji: Sljedeće se smatraju primarnim kriterijima podnositelja zahtjeva po važnosti za novu dodjelu prostora ili promjene u dodjeli prostora:
      • bezbjednost
      • Medicinski ili ADA smještaj
      • Novo zapošljavanje
      • Potrebe za funkcionalnim poslom
      • Operativna efikasnost koja se odnosi na akademski master strateški plan koledža i/ili misiju ili restrukturiranje odjela ili odjela
    2. Sekundarni kriteriji: Sljedeće se smatraju sekundarnim kriterijima podnositelja zahtjeva za novu dodjelu prostora ili promjene u dodjeli prostora.
      • Status zaposlenosti
      • regrutacija
      • zadržavanje
      • Dužina radnog staža
      • Pitanja vezana za osoblje
    3. Ukoliko se utvrdi da zahtjev za dodjelu prostora ne ispunjava tražene kriterije, bit će odbijen. Ako je zahtjev odbijen, može se uložiti žalba odgovarajućem članu Kabineta. Žalba mora biti uložena u pisanoj formi, u kojoj se detaljno navodi kako zahtjev ispunjava sve uslove za odobrenje i zašto zahtjev treba biti odobren. Dopisni član kabineta će se konsultovati sa relevantnim strankama i može poništiti odbijeni zahtev ili zadržati odbijenicu. O ovoj odluci se može raspravljati sa Kabinetom u cjelini prije donošenja odluke. Odluka člana kabineta je konačna.

Odobren od: Kabinet
Povezana politika odbora: Politika inžinjerstva i operacija

Vratiti u Policies and Procedures