Računovodstvo - postupak osnovnih sredstava

Postupak računovodstva za osnovna sredstva

I. UVOD

Svrha ovog dokumenta je da se iznesu procedure i smjernice Hudson County Community Collegea u odnosu na Politiku osnovnih sredstava koledža, uključujući usklađenost sa zahtjevima Općeprihvaćenih računovodstvenih principa (GAAP) pravila i Odbora za vladine računovodstvene standarde, izvor GAAP-a . Takođe je namijenjen da pomogne menadžmentu u svrhu održavanja tačne evidencije osnovnih sredstava. 
Koledž priprema finansijske izvještaje u skladu sa GAAP pravilima. Pored toga, vladini propisi zahtijevaju od Koledža da evidentira i održava evidenciju imovine uključujući troškove nabavke, amortizaciju i otuđenje osnovnih sredstava. Sva imovina koja ispunjava uslove fiksne imovine smatraće se dugotrajnom imovinom i tretiraće se kao takva prema GAAP pravilima.

II. Ciljevi

1. Usklađenost sa GAAP-om i svim vladinim zahtjevima u vezi sa evidentiranjem i tretmanom osnovnih sredstava.
2. Obezbijediti tačnu evidenciju osnovnih sredstava Koledža i utvrditi definicije, metod vrednovanja osnovnih sredstava, korisni vek trajanja i metod amortizacije.
3. Da bi se osiguralo da je evidencija ograničena na ovlašteno osoblje i da su sve transakcije vezane za osnovna sredstva, uključujući kupovinu, otuđenje i amortizaciju, odobrene od strane delegiranih vlasti.

III. Definicija osnovnih/kapitalnih sredstava

Sredstva koja se pribavljaju za svakodnevni rad Koledža i od kojih Koledž može ostvariti koristi u periodu od najmanje jedne fiskalne godine. Sredstva kupljena za prodaju neće se računati kao osnovna sredstva, kao što je inventar. 

Osnovna/kapitalna imovina se može klasifikovati u dve kategorije:

1. Materijalna imovina
2. Nematerijalna ulaganja

A. MATERIJALNA IMOVINA 

Materijalna imovina je imovina koja posjeduje fizičku supstancu, što znači sredstva koja se mogu dodirnuti i opipati. 
Prema GAAP-u, osnovna (materijalna) imovina ima tri osnovne karakteristike:
       1. Stečena i držana za upotrebu u operacijama (npr. koja se ne drži za prodaju);
       2. Dugoročne prirode (više od 1 godine); i
       3. Posjeduju fizičku supstancu.

Materijalna imovina koledža uključuje sljedeće, koje se s vremena na vrijeme mogu mijenjati:
       1. Zemljište 
       2. Zgrade i poboljšanja
       3. Poboljšanja zakupnine
       4. oprema
       5. Bibliotečke knjige 
       6. Izgradnja u toku

1) ZEMLJIŠTE 
Prema GAAP-u, zemljište je definirano kao površina zemlje, koja se može koristiti za podupiranje strukture ili za uzgoj trave i drveća. Zemljište ima neograničen vijek trajanja. Kao takav ne podliježe amortizaciji prema GAAP pravilima. Troškovi za sticanje zemljišta smatraju se dijelom njegovog troška. Sljedeći rashodi mogu biti uključeni u određivanje cijene zemljišta: 

a) Kupovna cijena (fer tržišna vrijednost ako je donirana)
b) Sve plaćene provizije
c) Sve plaćene profesionalne naknade, uključujući, bez ograničenja, pravne naknade, naknade za geodeta, arhitekte i naknade za traženje naslova
d) Iznosi plaćeni za uklanjanje bilo koje građevine sa zemljišta (treba oduzeti spasonosnu vrijednost za takvo rušenje), čišćenje zemljišta
e) Obračunati ili neplaćeni porezi do datuma sticanja

2) ZGRADE I POBOLJŠANJA 

Zgrada se definiše kao trajna građevina, vezana uz zemljište, koja ima krov i ograđena je zidovima. Sljedeći troškovi uzimaju se u obzir prilikom utvrđivanja cijene zgrade:

a) Kupovna cijena (fer tržišna vrijednost ako je donirana)
b) Troškovi osposobljavanja objekta za upotrebu u svrhu za koju je stečena
c) Troškovi izgradnje
d) Plaćene profesionalne naknade, uključujući, bez ograničenja, proviziju od prodaje, posredničke naknade, naknade za inspekciju, građevinsku dozvolu, pravne naknade, arhitektonske naknade, naknade za inženjering itd.

Poboljšanje zgrade se definiše kao kapitalni događaj koji povećava korisni vijek zgrade, vrijednost zgrade ili oboje. Na primjer, pretvaranje podruma ili potkrovlja u kancelariju, nadogradnja zidova ili podova, unutrašnja ili vanjska obnova itd.

Svi troškovi nastali u poboljšanju zgrade smatraju se troškovima poboljšanja.

Troškovi održavanja zgrade su troškovi koji omogućavaju da se sredstvo nastavi koristiti tokom njegovog prvobitnog korisnog vijeka trajanja. Na primjer, popravke zgrade ili njenih sistema (vodovod, grijanje, HVAC, čišćenje, suzbijanje štetočina itd.). Ovi troškovi se smatraju troškovima održavanja zgrade i tretiraju se kao rashodi prema GAAP-u i neće se kapitalizirati. Oni se trebaju evidentirati kao troškovi popravke i održavanja. Treba obratiti pažnju na to da li ove troškove treba tretirati kao troškove održavanja zgrade u odnosu na troškove poboljšanja zgrade. 

3) POBOLJŠANJA ZAKUPA 

Poboljšanja zakupljenog posjeda definiraju se kao poboljšanja izvršena na iznajmljenoj imovini koja se moraju vratiti najmodavcu u trenutku isteka zakupa. Korisni vijek takvog poboljšanja je procijenjeni vijek trajanja usluge ili preostali period zakupa, ovisno o tome što je kraće.

4) OPREMA

Oprema je materijalna imovina koja se koristi za rad. Svi troškovi koji se odnose na dovođenje opreme u stanje spremno za upotrebu trebaju biti uključeni u vrijednost imovine. Prilikom utvrđivanja cijene opreme uzimaju se u obzir sljedeći troškovi: 

a) Ugovorna ili fakturna cijena
b) Plaćene dažbine 
c) Troškovi transporta
d) Troškovi instalacije
e) Troškovi osiguranja za tranzit 
f) Plaćene naknade za testiranje i pripremu za upotrebu

Lista opreme Fakulteta uključuje sljedeće stavke, koje se s vremena na vrijeme mogu mijenjati:
    
a) Računari
b) Štampači
c) Telefoni
d) Kancelarijski namještaj
e) Klima uređaji
f) Projektori
g) Kuhinjski aparati
h) Frižideri
i) Mašine za pranje sudova
j) Softver (samo u vlasništvu)

5) IZGRADNJA U TOKU (CIP)

CIP imovina se vrednuje kao trošak građevinskih radova koji su započeti, ali još nisu završeni. Za CIP sredstva, amortizacija se ne evidentira sve dok se sredstvo ne stavi u upotrebu. Kada je izgradnja završena, imovina CIP-a postaje klasifikovana kao dugotrajna imovina pod odgovarajućim naslovom (npr. zgrada, poboljšanje zgrade, poboljšanje zemljišta) sa svim troškovima povezanim sa CIP-om do datuma prelaska na osnovna sredstva. Kada se kategoriše kao osnovno sredstvo, obračunava se amortizacija (napomena: kao što je ranije navedeno, amortizacija se računa kada se sredstvo stavi u upotrebu).

6) PRENOS CIP-a na stalna sredstva

Nakon što se sredstvo stavi u upotrebu, svi troškovi povezani s njim koji su pohranjeni na CIP računu se prebacuju na odgovarajući račun osnovnih sredstava. Na primjer:

B. NEMATERIJALNA IMOVINA 

Nematerijalna imovina je imovina koja nema fizičku supstancu.

GASB Izjava br. 51 daje smjernice za računovodstveno i finansijsko izvještavanje o nematerijalnim sredstvima i navodi sljedeće karakteristike nematerijalne imovine: 

1. Nedostatak fizičke supstance. 
2. Nefinansijske prirode (potraživanja ili akontacije nisu nematerijalna imovina). 
3. Početni vijek trajanja se proteže izvan jednog izvještajnog perioda. 

C. TROŠKOVI NABAVKE OSNOVNIH SREDSTAVA

GAAP standardi generalno zahtijevaju da se osnovna sredstva evidentiraju po istorijskom trošku, uključujući sve uobičajene troškove da se sredstvo dovede na lokaciju i stanje za njegovu namjeravanu upotrebu.

Troškovi nabavke uključuju troškove instalacije, montaže, transporta, skladištenja, osiguranja, poreza itd.

Ako osnovno sredstvo nije kupljeno, već je stečeno donacijom, onda je njegov trošak nabavke fer tržišna vrijednost tog sredstva uvećan za sve direktne troškove u vezi sa stavljanjem tog sredstva u funkciju za predviđenu svrhu.

Jednom kada se evidentira vrijednost osnovnog sredstva, ne može se mijenjati ni pod kojim okolnostima.

Za potrebe kapitalizacije postoji pojedinačni prag po aktivi. Međutim, ako postoji projekat koji je u toku, u svrhu utvrđivanja troškova kapitalizacije treba uzeti u obzir zbir svih osnovnih sredstava uključenih u projekat. Prag troškova kapitalizacije Fakulteta za osnovna sredstva je sljedeći:

D. AMORTIZACIJA

Amortizacija se definiše kao računovodstveni proces alociranja troškova materijalne imovine na tekuće troškove na sistematičan i racionalan način u onim periodima za koje se očekuje da će imati koristi od upotrebe sredstva. Amortizacija je trošak korištenja ili korištenja, te stoga treba početi sljedećeg mjeseca nakon datuma kada je sredstvo stavljeno u proizvodnju. Može se izračunati pravolinijskom metodom ili metodom opadajuće bilance. Fakultet koristi pravolinijski metod amortizacije. Sredstva se amortizuju tokom njihovog procenjenog korisnog veka trajanja.
Fakultet trenutno obračunava amortizaciju na mjesečnoj osnovi primjenom pravolinijske metode amortizacije. Periodi procijenjenog vijeka trajanja koji se uzimaju u obzir pri utvrđivanju amortizacije osnovnih sredstava Fakulteta su sljedeći:

Prilikom obračuna amortizacije uzimaju se u obzir sljedeće činjenice:

1) datum kupovine;
2) ukupni trošak sredstva;
3) vijek trajanja sredstva;
4) metod amortizacije (pravolinijski); i
5) preostala ili preostala vrijednost (prodajna vrijednost na kraju korisnog vijeka trajanja sredstva), ako postoji.

Općenito, na kraju korisnog vijeka trajanja sredstva, ukupna akumulirana amortizacija jednaka je ukupnoj cijeni imovine umanjenoj za bilo koju vrijednost spasavanja.
Na primjer, pretpostavimo da je koledž kupio osnovno sredstvo za 110,000 dolara. Korisni vek trajanja sredstva se procenjuje na deset (10) godina korišćenjem pravolinijske metode. Na kraju 10 godina, imovina ima spasonosnu vrijednost od 10,000 dolara. 

Amortizacija svake godine = (trošak - spasonosna vrijednost)/procijenjeni vijek trajanja
                                      = (110,000$-10,000$)/10
                                      = 100,000 $/10
                                      = 10,000 dolara godišnje
Nakon 10 godina, ukupna amortizacija imovine je 100,000 USD (10 godina x 10,000 USD). Kao što je gore navedeno, ukupna amortizacija je takođe jednaka ukupnom trošku umanjenom za spasonosnu vrijednost. 
(110,000$-10,000$=100,000$).

E. UMANJENJE OSNOVNIH SREDSTAVA 

Visoka škola slijedi Izjavu br. 42 GASB-a koja se odnosi na umanjenje vrijednosti osnovnih sredstava. Izvještaj br. 42 sadrži smjernice za mjerenje gubitaka od umanjenja vrijednosti osnovnih sredstava.
Imovina se smatra umanjenom kada se njena korisnost za uslugu značajno i neočekivano smanji; to jest, dogodi se nešto što nije unutar normalnog životnog ciklusa sredstva.
Efekat obezvređenja se mora prijaviti kada se pojavi, a ne kroz trošak amortizacije ili kada se sredstvo otuđi.

F. OTPUŠTANJE IMOVINE 

Otuđenje osnovnog sredstva se dešava kada kompanija treba da proda svoje sredstvo iz bilo kog razloga (bilo da je njegov korisni vek istekao ili zamena sredstava). Ukratko, to je prodaja osnovnih sredstava.
Mogući načini raspolaganja imovinom su sljedeći:

1) Može se prodati trećoj strani
2) Može se prodati kao otpad
3) Može se donirati
4) Može se prodati svakom zaposlenom u organizaciji
5) Njime se može trgovati prilikom kupovine nove imovine
6) Može se prenijeti na drugo odjeljenje

Bez obzira na postupak koji se koristi za otuđenje imovine, sva otuđenja imovine mora biti odobrena od strane kontrolora. Otpuštena imovina treba da se proda po tržišnoj vrednosti imovine u trenutku prodaje.
Jednom otuđeno, sredstvo se tada eliminiše iz bilansa stanja, a dobitak/gubitak se bilježi korištenjem temeljnice. 
Na primjer, pretpostavimo da je kompanija kupila imovinu za 10,000 dolara. U ovom trenutku, njegova akumulirana amortizacija iznosi 8,000 dolara. Kompanija želi da otuđi imovinu. Tržišna vrijednost imovine je 3,000 dolara. U finansijskim izvještajima treba izvršiti sljedeće unose:

                                 Ako je tržišna vrijednost imovine 1,500 USD, potrebno je unijeti sljedeće:

Ako nema dobiti ili gubitka pri prodaji imovine, što znači da je tržišna vrijednost jednaka preostalom stanju imovine (2000 USD za ovaj primjer), tada treba zabilježiti sljedeći unos:

Ako kompanija otpisuje imovinu, što znači da nakon korisnog vijeka trajanja nema spasonosne vrijednosti, potrebno je upisati sljedeće:

Glavni cilj koji stoji iza raspolaganja imovinom i njihovog evidentiranja na tačan način je predstavljanje čistog bilansa stanja organizacije tako da odražava stvarnu imovinu na raspolaganju.

G. ODGOVORNOSTI

Odgovornost je svih članova osoblja Koledža da zaštite osnovna sredstva i osiguraju da se ova sredstva koriste samo za njihovu odobrenu svrhu, a ne za ličnu upotrebu.

Kontrolor je takođe odgovoran da obezbedi da se sve evidencije osnovnih sredstava održavaju na tačan način, uključujući uzimanje u obzir svih faktora koji su važni u trenutku procene i obračuna amortizacije osnovnih sredstava. Registar imovine se mora održavati blagovremeno.

Evidenciju osnovnih sredstava treba dostaviti svim šefovima odeljenja na pregled i preporuke, ako ih ima. Ako postoje bilo kakve predložene izmjene, potrebno je obavijestiti kontrolora i izvršiti odgovarajuće ispravke.

Odeljenje računovodstva je takođe odgovorno za vođenje tačne evidencije o sledećem:

1. 1. 1. 1. Datum kupovine
         2. Datum puštanja sredstva u upotrebu
         3. Podaci o proizvođaču i prodavcu
         4. Broj modela (ako postoji)
         5. Detaljan opis imovine
         6. Lokacija imovine
         7. Finansiranje i njegovi izvori za sticanje imovine
         8. Garancija (ako postoji)
         9. Podaci o osiguranju (ako ih ima)
         10. Broj računa glavne knjige

Odeljenje računovodstva je takođe odgovorno za održavanje štampanih i elektronskih kopija faktura i sve prateće dokumentacije, tako da budu lako dostupni kada je to potrebno za potrebe revizije ili ako je na drugi način potrebno.

Odobren od strane Vlade: jul 2021
Povezana politika odbora: računovodstvo, osnovna sredstva

Vratiti u Policies and Procedures