Politika nabavke

SVRHA

Svrha ove Politike nabavke je da odredi procedure koje je potrebno poštovati kako bi nabavka roba i usluga bila u skladu sa važećim zakonima.

POLITIKA

Nabavka robe i usluga regulirana je raznim zakonima. Koledž i njegov Upravni odbor („Odbor“) posvećeni su poštivanju svih zakona kako bi efikasno i efektivno nabavili potrebnu robu i usluge. Politika Hudson County Community Collegea je da nabavlja svu robu i usluge u skladu s važećim zakonima, uključujući Zakon o ugovorima County Collegea New Jerseyja, NJSA 18A:64A-25.1, i dalje, i kada je primjenjivo, savezne zakone o nabavci.

Odbor delegira na predsjednika odgovornost za razvoj procedura i sistema internih kontrola za nabavku. Ured za finansije će biti odgovoran za implementaciju politike.

Matrica odobrenja

Sastanak PEC VSKS - avgust 2022

procedure

I. UVOD

Svrha Procedure nabavke je da postavi osnovne smjernice za sve nabavke dobara i usluga koje su u skladu sa važećim zakonima.

1. Kupi manje od 20% praga ponude koledža
   1. U skladu sa NJSA 18A:64A-25.19, dodjele kupovina, ugovora ili sporazuma za koje se procjenjuje da su manje od dvadeset posto (20%) trenutnog praga ponude Koledža (8,320 USD od 1. jula 2023.) mogu se dodijeliti na osnovu traženja jednog citat ili prijedlog.
      2. Potvrda o registraciji preduzeća je potrebna od dobavljača kada kupovina premašuje 15% praga ponude Koledža (6,240 USD od 1. jula 2023.) i usluge se obavljaju u New Jerseyu. NJSA 52:32-44, et seq.
      3. Za zahtjev za kupovinu potrebno je odobrenje šefa ureda/jedinice i/ili potpredsjednika odjela.
2. Između 20% praga ponude koledža i 17,499 dolara
   1. U skladu sa NJSA 18A:64A-25.19, najmanje dvije (2) ponude, kad god je to izvodljivo, će se tražiti prije dodjele kupovine. Dodjela ugovora će se izvršiti na osnovu najniže primljene odgovorne ponude koja je najpovoljnija za Koledž, cijene i drugih faktora koji se uzimaju u obzir. Ako se nagrada ne dodijeli prodavcu koji je ponudio najnižu ponudu, izjava s objašnjenjem razloga zbog toga će biti pohranjena u dokumentaciji takve kupovine. Po praksi na fakultetu treba pribaviti tri (3) citata ako je to izvodljivo.
      
      1. Kad god je potrebno više ponuda, pojedinačna kancelarija/jedinica je odgovorna za prikupljanje više ponuda. Kancelarija za nabavke će raditi sa kancelarijom/jedinicom kako bi pomogla u pronalaženju potencijalnih alternativnih dobavljača kada je to potrebno.
   2. Dodatna izuzeća od procesa višestrukih ponuda uključuju korištenje državnih ugovora (NJSA 18A:64A-25.9), zajedničku nabavku s drugim županijskim fakultetima, općinama ili okruzima unutar kojih se okružni koledž nalazi, ustanovama visokog obrazovanja ili drugim jedinicama vlade u skladu s Zakonu o lokalnim javnim ugovorima (NJSA 18A:64A-25.10), kooperativnim sistemima određivanja cijena uspostavljenim u skladu sa zakonima New Jerseya (NJSA 18A:64A-25.11a (a)), i nacionalno priznatim i prihvaćenim ugovorima o kooperativnoj kupovini (NJSA 18A :64A-25.11a (b)).
   3. Faktori koji se mogu uzeti u obzir ako se dodijele ne najnižim kotacijama uključuju, ali nisu ograničeni na:
      
      1. Prethodno iskustvo (uključujući prethodno iskustvo sa HCCC)
      2. reference
      3. Lokacija (sve dok je fizička blizina prodavca neophodna za efikasnu i ekonomičnu kupovinu ili izvršenje ugovora)
   4. Za zahtjev za kupovinu potrebno je odobrenje šefa ureda/jedinice i/ili potpredsjednika odjela.
3. Između 17,500 dolara i praga ponude koledža - fer i otvoren proces
   1. Umjesto traženja više ponuda u skladu sa NJSA 18A:64A-25.19, Koledž može koristiti pošten i otvoren proces za kupovinu između 17,500 USD i praga ponude Koledža. Ovo uključuje postavljanje Zahtjeva za prijedloge (RFP) na web stranici Koledža u trajanju od najmanje deset (10) dana. Ugovor se može dodijeliti na osnovu najniže primljene odgovorne ponude koja je najpovoljnija za Koledž, cijene i drugih faktora koji se uzimaju u obzir. Ako se nagrada ne dodijeli prodavcu koji je ponudio najnižu ponudu, izjava s objašnjenjem razloga zbog toga će se staviti u spis uz takvu kupovinu.
   2. Potvrda o otkrivanju podataka poslovnog subjekta (BEDC) nije potrebna kada se koristi pošten i otvoren proces objavljivanjem RFP-a na web stranici Fakulteta.
   3. Dodatna izuzeća od procesa višestrukih ponuda uključuju korištenje državnih ugovora (NJSA 18A:64A-25.9), zajedničku nabavku s drugim županijskim fakultetima, općinama ili okruzima unutar kojih se okružni koledž nalazi, ustanovama visokog obrazovanja ili drugim jedinicama vlade u skladu s Zakonu o lokalnim javnim ugovorima (NJSA 18A:64A-25.10), kooperativnim sistemima određivanja cijena uspostavljenim u skladu sa zakonima New Jerseya (NJSA 18A:64A-25.11a (a)), i nacionalno priznatim i prihvaćenim ugovorima o kooperativnoj kupovini (NJSA 18A :64A-25.11a (b)).
   4. Za zahtjev za kupovinu potrebno je odobrenje šefa ureda/jedinice, potpredsjednika odjela, finansijskog direktora ili ovlaštenog lica.
4. Između $17,500 i praga ponude koledža - nefer i otvoren proces
   1. U skladu sa NJSA 18A:64A-25.19, najmanje dvije (2) ponude, kad god je to izvodljivo, će se tražiti prije dodjele kupovine. Dodjela ugovora će se izvršiti na osnovu najniže primljene odgovorne ponude koja je najpovoljnija za Koledž, cijene i drugih faktora koji se uzimaju u obzir. Ako se nagrada ne dodijeli prodavcu koji je ponudio najnižu ponudu, izjava s objašnjenjem razloga zbog toga će biti pohranjena u dokumentaciji takve kupovine. Po praksi na fakultetu treba dobiti tri (3) citata kad god je to izvodljivo.
   2. Certifikacija objelodanjivanja poslovnog subjekta (BEDC) je potrebna za dodjelu ugovora dobavljačima kada se slijedi Nefer i otvoreni proces. Colleague i Bonfire sistemi za upravljanje ugovorima će pohraniti sve BEDC-ove.
   3. Odluka Upravnog odbora o dodjeli je potrebna za sve kupovine ispod praga ponude Koledža, osim ako ne postoji rezolucija Odbora povjerenika koja odobrava ovlaštenje ugovornog agenta da dodjeljuje ugovore do iznosa ponude. Direktoru za ugovore i nabavke dato je ovlaštenje da dodjeljuje ugovore na pragu ponude (41,600 USD od 1. jula 2023.). NJSA 18A:64A-25.3 (vidi dalje objašnjenje u nastavku).
   4. Izuzeci za zahtjev za traženje više ponuda su isti kao gore.
   5. Za zahtjev za kupovinu potrebno je odobrenje šefa ureda/jedinice, potpredsjednika odjela, finansijskog direktora ili ovlaštenog lica.
5. Kupovine manje od praga ponude Koledža - Rezolucija kojom se ovlašćuje direktor za ugovore i nabavke da dodeljuje ugovore ispod praga ponude
   1. U skladu sa NJSA 18A:64A-25.3, kupovina, ugovori ili sporazumi za obavljanje bilo kojeg posla ili opremanje ili unajmljivanje materijala ili zaliha, čija cijena ili cijena ne prelazi prag ponude koledža, mogu se vršiti, pregovarati i dodeljuje ugovorni agent, kada je to ovlastio rešenjem Upravnog odbora, bez javnog oglašavanja za ponude i nadmetanja prema tome. Direktor za ugovore i nabavu mora slijediti procedure zakona o ugovorima za okružne škole prilikom dodjele ugovora. Po praksi na fakultetu treba dobiti tri (3) citata kad god je to izvodljivo.
   2. Potrebno je zatražiti više ponuda osim ako ne postoji izuzeće. Izuzeci za traženje ponuda su isti kao gore.
   3. Upravni odbor i direktor za ugovore i nabavke su potrebni za zahtjev za kupovinu.
6. Kupovine jednake ili su veće od praga ponude
   1. Stavke čija je vrijednost veća od praga ponude Koledža će se javno oglašavati i licitirati osim ako nisu izuzeti prema 18A:64A-25.5 ili drugim zakonom, te će biti u skladu sa Play-to-Play Politikom 6.4. Direktor za ugovore i nabavke će pripremiti specifikacije ponude ili zahtjev za prijedloge, prema potrebi, sa direktorom odjeljenja i/ili finansijskim direktorom ili imenovanim. Nabavke izuzete od ponude (isključujući profesionalne usluge) i dalje zahtijevaju traženje više ponuda u skladu sa NJSA 18A:64A-25.5.
   2. Spisak izuzetaka za javno nadmetanje nalazi se u NJSA 18A:64A-25.5. i uključuju sljedeće:
      1. Profesionalne usluge;
      2. Vanredne nespecifične usluge (“EUS”) i proizvodi koji se ne mogu razumno opisati pisanim specifikacijama, ali podliježu procedurama u skladu s javnim nadmetanjem kad god je to moguće;
      3. Materijali ili potrošni materijal koji nisu dostupni od više od jednog dobavljača, uključujući, bez ograničenja, materijale ili zalihe koji su patentirani ili zaštićeni autorskim pravima;
      4. Rad koji obavljaju zaposleni u HCCC;
      5. Tiskanje pravnih obavijesti i dokumenata koji se koriste u pravnim postupcima;
      6. Udžbenici, bibliotečka građa i specijalizirane knjižnične usluge;
      7. Zalihe hrane i usluge uključujući opskrbu hranom i ugovore o upravljanju za studentske centre, blagovaonice i kafeterije;
      8. Usluge koje obavlja javno preduzeće koje je u nadležnosti Odbora javnih preduzeća (JKP), u skladu sa tarifama i tarifama koje je odobrio JKP;
      9. Usluga popravke opreme ako je u prirodi EUS, uključujući potrebne dijelove;
      10. Specijalizovane mašine ili oprema tehničke prirode koja neće razumno dozvoliti izradu specifikacija i njihovu nabavku, bez reklamiranja u javnom interesu;
      11. Osiguranje, uključujući pokriće i konsultantske usluge, koje će se nabavljati u skladu sa zahtjevima za EUS;
      12. Objavljivanje pravnih obaveštenja u novinama, u skladu sa zakonom;
      13. Nabavka artefakata ili drugih predmeta jedinstvenog unutrašnjeg, umjetničkog ili istorijskog karaktera;
      14. Naplata dospjelih iznosa po studentskim kreditima, uključujući bez ograničenja Federalne studentske kredite;
      15. Profesionalne konzultantske usluge;
      16. Zabava, uključujući bez ograničenja kazališne prezentacije, bendove i druge koncerte, filmove i druge audiovizualne produkcije;
      17. Ugovori koji koriste sredstva stvorena putem studentskih aktivnosti naknada koje naplaćuju ili prikupljaju studenti, koji nisu pod direktnom kontrolom koledža i koje troše studentske organizacije;
      18. Tiskanje, uključujući bez ograničenja kataloge, godišnjake i najave tečajeva;
      19. Pružanje robe ili usluga za korištenje, podršku ili održavanje vlasničkog računalnog hardvera, softverskih perifernih uređaja i razvoj sustava za hardver;
      20. Regrutiranje i oglašavanje osoblja, uključujući bez ograničenja oglašavanje za upis studenata;
      21. Obrazovne potrepštine, knjige, odjeća itd. koje je kupila knjižara okružnog koledža ili uslužna ili upravljačka kompanija po ugovoru sa okružnim koledžom za upravljanje knjižarom na okružnom fakultetu;
      22. Kupnja ili iznajmljivanje maturantskih kapa i haljina i nagradnih potvrda ili plaketa;
      23. Troškovi putovanja ili konferencija;
      24. Artikli dostupni od prodavaca po troškovima nižim od cena iz državnog ugovora za isti proizvod ili uslugu, koji ispunjavaju ili premašuju odredbe ili uslove državnog ugovora;
      25. Kupovine izvršene ili sklopljene sa Sjedinjenim Državama, državom New Jersey, okrugom ili općinom ili bilo kojim odborom, tijelom ili službenikom, agencijom ili autoritetom ili bilo kojom drugom državom ili pododjelom iste.
   3. Dodatni izuzeci od javnog nadmetanja uključuju korištenje državnih ugovora (NJSA 18A:64A-25.9), zajedničku nabavku s drugim županijskim fakultetima, općinama ili okruzima unutar kojih se okružni koledž nalazi, visokoškolskim ustanovama ili drugim jedinicama vlade u skladu s Zakon o lokalnim javnim ugovorima (NJSA 18A:64A-25.10),
      kooperativni sistemi određivanja cijena uspostavljeni u skladu sa zakonima New Jerseya (NJSA 18A:64A-25.11a (a)), i nacionalno priznatim i prihvaćenim sporazumima o kooperativnoj kupovini (NJSA 18A:64A-25.11a (b)).
   4. Pošten i otvoren proces za nabavke izuzete od ponude treba razmotriti kako bi se izbjegla potreba za dobijanjem Potvrde o objelodanjivanju poslovnog subjekta.
   5. Treće strane koje pišu ili pomažu u pripremi specifikacija ponude ili zahteva za ponude nemaju pravo da ponude ili podnesu predlog za isti ugovor.
   6. Dodeljivanje ugovora od strane javnosti za koje je potrebno javno oglašavanje za ponude, Upravni odbor dodeljuje najniže odgovornom ponuđaču. NJSA 18A:64A-25.19.
   7. Profesionalne usluge:
      1. U skladu sa NJSA 18A:64A-25.5 (a) (1), ugovori čiji predmet čine profesionalne usluge izuzeti su od javnog nadmetanja.
      2. U skladu sa NJSA 18A:64A-25.19, višestruke ponude nisu potrebne za ugovore o profesionalnim uslugama.
      3. BEDC nije potreban ako se za nabavku ugovora o profesionalnim uslugama koristi pošten i otvoren proces.
      4. Profesionalne usluge se definišu kao „usluge koje pruža ili obavlja lice koje je zakonom ovlašteno za obavljanje priznate profesije i čije je obavljanje zakonski uređeno i za čije obavljanje je potrebno znanje naprednog tipa iz oblasti učenja stečeno produženim formalnim kurs specijalizovane nastave i studija za razliku od opšte akademske nastave, pripravništva ili obuke. Profesionalne usluge podrazumijevaju i usluge koje se pružaju u izvođenju djela originalnog i kreativnog karaktera u priznatom polju umjetničkog rada.”
   8. Hitne kupovine:
      1. U skladu sa NJSA 18A:64A-25.6, Koledž može obaviti, pregovarati ili dodijeliti bilo koju kupovinu bez javnog oglašavanja za ponude, kada hitna situacija koja utiče na zdravlje, sigurnost ili dobrobit korisnika imovine koledža zahtijeva hitnu isporuku materijala ili zalihe ili izvođenje posla.
      2. Pismeni zahtev za kupovinu, od strane zaposlenog zaduženog za zgradu, objekat ili opremu u kojoj se desila vanredna situacija, podnosi se direktoru za ugovore i nabavke, u kojoj se opisuje priroda vanredne situacije, vreme njenog nastanka i potreba za pozivanjem izuzetka za kupovinu u nuždi. Predsjednik i direktor za ugovaranje i nabavku su ovlašteni da dodijele ugovor o kupovini ako je direktor uvjeren da postoji vanredna situacija.
      3. Prilikom isporuke radova, materijala ili zaliha, izvođač ima pravo na plaćanje, a Visoka škola je dužna da
      4. Više ponuda nije potrebno za hitne kupovine.
   9. Za zahtjev za kupovinu potrebno je odobrenje šefa ureda/jedinice, potpredsjednika odjela, finansijskog direktora ili ovlaštenog lica.
7. Izvršenje ugovora
   1. Svi ugovori će biti proslijeđeni direktoru za ugovore i nabavke na pregled u saradnji sa pravnim savjetnikom Koledža. Ugovore zatim pregleda finansijski direktor i prosleđuje predsedniku ili njegovom/njenom licu na potpis.
   2. Šefovi ureda/jedinica nisu ovlašteni za izvršenje
   3. Direktor za ugovore i nabavke može da izvršava ugovore koji su u nadležnosti direktora izdatih od strane Upravnog odbora (ugovore ispod praga ponude).
   4. Za zahtjev za kupovinu potrebno je odobrenje predsjednika, glavnog finansijskog službenika i/ili direktora za ugovore i nabavke.
8. Računarska oprema – hardver i softver
   1. CIO će raditi sa direktorom za ugovore i nabavke kako bi prikupio sve zahtjeve za ITS opremom za Koledž.
   2. Obrazac za opravdanje opreme moraju biti popunjeni i odobreni od strane svih strana. Nakon odobrenja obrasca opravdanja, Odjeljenje treba da popuni zahtjev.
   3. Narudžbenica će biti izdata nakon odobrenja zahtjeva i proslijeđena prodavcu.
   4. IT odjel će primiti, konfigurirati i instalirati opremu.
   5. Potpredsjednik odjela, finansijski direktor, CIO i/ili direktor za ugovore i nabavku su potrebni za zahtjev za kupovinu.
9. Raznolikost dobavljača
   1. Oglas za ponude i zahtjev za ponudu („RFP“)
      1. Odjel nabavke oglašava ponude i zahtjeve za prijedloge na web stranici Fakulteta za sva lokalna i raznolika preduzeća na fer i otvorene ponude
      2. Obaveštenja o kupovini Preduzeća u vlasništvu žena (WBE), preduzeća u vlasništvu manjina (MBE), preduzeća u vlasništvu veterana (VBE ili VOSB), preduzeća u vlasništvu ekonomski ugroženih pojedinaca (DBE) i preduzeća u vlasništvu LGBT osoba (LGBTBE) kada su ponude dostupno kako bi se osigurale različite podneske.
      3. Pregledava ponude kako bi se osiguralo da su ispunjene specifikacije za osobe sa invaliditetom.
      4. Istražite da li se dostavljeni dobavljači odnose na grupu za raznolikost dobavljača.
   2. Diversity Group Angažman
      1. Daje prioritet različitim dobavljačima verifikovanim od strane državnih ugovora i zadruga.
      2. Direktor ili ugovori i nabavke je uključen u mnoge grupe različitosti, kao i u grupe za zajedničke nabavke, kako bi dobio informacije o različitim kompanijama različitih nacionalnosti kako bi se diverzificirala kupovna moć.
      3. Nastavite sa članstvom u Vijeću raznolikosti manjinskih dobavljača New York/New Jersey, koje pruža liste certificiranih manjinskih dobavljača.
      4. Prodavci su se susreli tako što su prisustvovali raznim konferencijama, seminarima i radionicama koje se fokusiraju na raznolikost dobavljača, u suradnji s Diversity Equity and Inclusion Department, Hudson County, Jersey City i State Diversity organizacijama.
10. Zahtjevi za nabavku federalnih sredstava
    Član 200.318 iz 2. dijela 200. Zakona o federalnim propisima (CFR) zahtijeva od primalaca federalnih nagrada da se pridržavaju državnih, lokalnih i plemenskih zakona i propisa prilikom provođenja nabavki u okviru tih nagrada. To znači da ako država ima stroža pravila o sukobu interesa ili rigoroznije zahtjeve za dokumentaciju, oni se moraju ispuniti čak i ako premašuju federalne standarde.
    
    1. Ključne tačke kada su državni zakoni stroži:
       1. Poštivanje saveznih i državnih propisa: Primaoci na saveznoj razini moraju slijediti FAR i agencijske dodatke, ali se također moraju pridržavati svih restriktivnijih državnih/lokalnih zakona.
       2. Standardi sukoba interesa: Državni zakoni mogu zahtijevati šire diskvalifikacije ili detaljnije zahtjeve za otkrivanje informacija od FAR-a.
       3. Dokumentacija: Države mogu zahtijevati dodatne evidencije ili detaljnija obrazloženja za odluke o nabavci.
       4. Hitne nabavke: Državna pravila o hitnim nabavkama mogu biti restriktivnija od saveznih odredbi o hitnim nabavkama.
       5. Provođenje: Državne agencije mogu izreći kazne za nepoštivanje vlastitih zakona o nabavkama, čak i ako je savezna dodjela važeća.
    2. Praktični efekat za preduzeća:
       Ako se nadmećete za projekat koji finansira federalna agencija, ali se nalazi u državi sa strožim pravilima nabavke, morate se pripremiti za oba seta zahtjeva. To može uključivati:
       1. Prilagođavanje vaše tenderske dokumentacije kako bi se ispunili formati ili pragovi specifični za državu.
       2. Osiguravanje da vaš program usklađenosti pokriva i federalne FAR zahtjeve i državne/lokalne zakone.
       3. Obuka osoblja o strožim državnim propisima.
          
          Ukratko, savezni zakoni o nabavkama postavljaju osnovu, ali državni zakoni mogu nametnuti dodatne obaveze koje se moraju ispuniti kako bi se dobili i održali ugovori u toj jurisdikciji.
    3. SAM.gov / Zabrana i suspenzija (2 CFR §200.214)
       1. Kada se kupovine vrše sredstvima federalnih grantova, Koledž neće dodjeljivati ​​ugovore ili pod-dodjele bilo kojem dobavljaču, izvođaču radova ili pod-primaocu koji je isključen, suspendovan ili na drugi način isključen iz učešća u federalnim programima. Prije izvršenja bilo koje narudžbenice, ugovora ili pod-dodjele finansirane od strane federalnih sredstava, Ured za nabavke ili imenovana osoba moraju provjeriti status subjekta na SAM.gov, dokumentirati provjeru (npr. snimak ekrana s datumom ili ekvivalent) i osigurati da se dokumentacija čuva u dosijeu o nabavci i grantu. Ponovna provjera je potrebna najmanje jednom godišnje ili prilikom obnavljanja ugovora za višegodišnje sporazume.
    4. Domaće preferencijale i reciklirani materijali (2 CFR §§200.322–323)
       1. Za nabavke koje podržavaju federalni fondovi, Koledž će primjenjivati ​​zahtjeve za domaće preferencijale i reciklirane materijale u skladu sa 2 CFR §§200.322–323 i važećim federalnim zakonima. Kada je to izvodljivo i dozvoljeno zakonom, Koledž će dati prednost robi, proizvodima i materijalima proizvedenim u SAD-u i nabavljat će artikle koji sadrže reciklirane materijale u skladu sa federalnim smjernicama, uz istovremeno poštovanje ugovornog prava New Jersey Community Collegea i ciljeva održivosti Koledža. Ovi zahtjevi će se odraziti u dokumentima za pozive i kupovinu za nabavke finansirane od strane federalnog budžeta.
    5. Dokumentacija o historiji nabavke (2 CFR §200.318(i))
       1. Za kupovine izvršene sredstvima federalnih grantova, dokumentacija o nabavci mora biti dovoljna da dokumentuje potpunu istoriju nabavke u skladu sa 2 CFR §200.318(i). Evidencija mora minimalno uključivati: korištenu metodu nabavke; odabranu vrstu ugovora i obrazloženje za taj izbor; dokumentaciju o ponudama, ponudama ili prijedlozima; osnovu za odabir ili odbijanje izvođača radova; i osnovu za ugovornu cijenu. Ova dokumentacija je dodatak standardnim zahtjevima Koledža kao što su narudžbenice, fakture i evidencija prijema.
    6. Analiza troškova/cijena (2 CFR §200.324)
       1. Kada vrijednost nabavke finansirane u cijelosti ili djelimično iz federalnih grantova premaši Pojednostavljeni prag nabavke ili kada to agencija za finansiranje drugačije zahtijeva, Koledž će provesti i dokumentirati odgovarajuću analizu troškova ili cijena u skladu sa 2 CFR §200.324. Nivo analize bit će srazmjeran složenosti i riziku kupovine i može uključivati ​​nezavisne procjene, poređenje konkurentskih ponuda ili ponuda i odvojeno razmatranje profita izvođača radova kada nema konkurencije cijena. Rezultirajuća analiza mora se čuvati u dosijeu nabavke.
    7. Nekonkurentni (isključivi izvor) uslovi nabavke (2 CFR §200.320(c))
       1. Kada se koriste federalna sredstva grantova, nekonkurentne nabavke (od jedinog izvora) mogu se koristiti samo pod ograničenim okolnostima dozvoljenim u 2 CFR §200.320(c). To uključuje: kupovine na ili ispod praga mikrokupovine; situacije u kojima je artikal ili usluga dostupna samo iz jednog izvora; javna hitnost ili vanredni uslovi koji ne dozvoljavaju vrijeme za konkurentsko nadmetanje; izričito pismeno odobrenje od strane federalne agencije za dodjelu ili posredničkog subjekta; ili kada se, nakon traženja više izvora, utvrdi da je konkurencija neadekvatna. Sve takve nabavke moraju biti u potpunosti opravdane, dokumentovane i odobrene u skladu s procedurama Koledža i sačuvane u dosijeu o nabavkama.
    8. Podjela dužnosti (nabavka naspram isplate gotovine)
       1. Kako bi se održale snažne interne kontrole i ispunili zahtjevi za federalne grantove, Koledž će razdvojiti dužnosti između osoblja koje pokreće i odobrava kupovine i onih koji obrađuju isplate gotovine ili zahtjeve za nadoknadu na računima koje finansira federalna vlada. Pojedinci odgovorni za odobravanje ili odobravanje transakcija kupovine ne bi trebali biti isti pojedinci koji pokreću ili odobravaju odgovarajuće zahtjeve za isplatu federalnih sredstava kad god je to izvodljivo. Uredi za nabavku, finansije i Grants koordinirat će kako bi se osiguralo da su uloge dodijeljene na način koji minimizira sukobe i smanjuje rizik od greške ili prevare.
    9. Federalni zahtjevi za nabavku opreme (2 CFR §§200.310–316)
       1. Kada se oprema kupuje sredstvima federalnih grantova, Koledž mora slijediti federalne standarde za imovinu navedene u 2 CFR§§200.310–316. Ovi standardi se primjenjuju pored općih zahtjeva Koledža za inventar i osiguravaju pravilnu nabavku, korištenje, zaštitu i odlaganje opreme finansirane iz federalnih sredstava.
    10. Analiza zakupa u odnosu na kupovinu (2 CFR §200.318(d))
        1. Prije nabavke opreme federalnim sredstvima, Koledž mora provesti i dokumentirati analizu troškova zakupa u odnosu na kupovinu kako bi odredio najekonomičniju opciju. Ova analiza mora biti sačuvana u dosijeu o nabavci i grantu i mora biti završena prije pokretanja zahtjeva za kupovinu.
    11. Prioritet korištenja opreme finansirane od strane savezne vlade (2 CFR §200.313(c))
        1. Oprema kupljena federalnim sredstvima mora se prvo koristiti za projekat ili program za koji je nabavljena, a zatim staviti na raspolaganje za upotrebu u drugim projektima finansiranim od strane federalnog budžeta, sve dok takva upotreba ne ometa prvobitni projekat. Kada više nije potrebna za bilo koju federalnu svrhu, oprema se može koristiti za vanfederalne aktivnosti Koledža u skladu sa federalnim i institucionalnim politikama.
    12. Federalni zahtjevi za odlaganje opreme (2 CFR §200.313(e))
        1. Za opremu čija je trenutna tržišna vrijednost po jedinici veća od 5,000 dolara, Fakultet mora dobiti prethodno pismeno odobrenje od savezne agencije za dodjelu prije otuđenja ili prodaje. Fakultet mora slijediti upute savezne agencije za otuđenje i vratiti svaki potrebni dio prihoda. Otuđenje opreme finansirane od strane savezne vlade mora biti koordinirano putem Ureda za nabavku i Grants.
    13. Prijavljivanje gubitka, oštećenja ili krađe (2 CFR §200.313(d))
        1. Svaki gubitak, oštećenje ili krađa opreme kupljene federalnim sredstvima mora se odmah prijaviti Uredima za nabavku, Službama informacionih tehnologija, Grants, i javna sigurnost i bezbjednost. Kada je potrebno, Koledž će također obavijestiti federalnu agenciju za dodjelu. Dokumentacija o incidentu i korektivnim radnjama mora se čuvati u dosijeima o nabavci i grantu.
    14. Zahtjevi za opremu podprimaoca (2 CFR §§200.313 i 200.331)
        1. Kada se oprema finansirana od strane savezne vlade obezbijedi ili se kupi od strane pod-primaoca, Fakultet mora osigurati da se pod-primalac pridržava svih saveznih standarda upravljanja opremom, uključujući zaštitu, praćenje, izvještavanje i odlaganje. Ovi zahtjevi moraju biti uključeni u ugovore o pod-dodjeli i praćeni kao dio procedura Fakulteta za praćenje pod-primaoca.
    15. Učestalost inventara opreme (2 CFR §200.313(d)(2))
        1. Savezni propisi zahtijevaju da se oprema kupljena saveznim sredstvima inventariše najmanje jednom u dvije godine. Fakultet provodi godišnji fizički inventur, što zadovoljava i premašuje ovaj savezni zahtjev. Uredi za nabavku i usluge informacijske tehnologije moraju osigurati da je oprema finansirana saveznim sredstvima uključena u godišnji proces inventara Fakulteta.
11. Perkins nabavka
    1. Tokom procesa kupovine/narudžbenice, potrebno je navesti CIP kod i podkod radi uključivanja.
    2. Informacije za isključenje iz prava na licenciranje moraju se dostaviti uz svaku kupovinu, u skladu sa Perkins standardima.

Odobreno: mart 2022
Odobren od: Kabinet
Kategorija: Kupovina
Podkategorija: Nabavka
Zakazano za pregled: mart 2024
Odgovorno odjeljenje: Finansije

Vratiti u Policies and Procedures