Računovodstvo - Procedura nadoknade putovanja

 

Odeljenje računovodstva Procedura nadoknade putovanja

I. UVOD

Svrha ovog postupka putovanja je da se utvrde osnovne smjernice za svo osoblje, koje je definirano kao zaposleni u državi New Jersey kada putuje službenim poslom Hudson County Community College („Koledž“). Svrha ove procedure je da putnik pojedinac ne dobije niti izgubi lična sredstva dok putuje službenim poslom Fakulteta. Sva putovanja koja se mogu nadoknaditi moraju biti odobrena prije svakog putovanja. Sva odobrena putovanja moraju biti od suštinskog značaja za postizanje ciljeva ili ispunjavanje odgovornosti određenog odjela i moraju se odvijati na najekonomičniji i najekonomičniji način za Koledž.

  1. Politika Fakulteta je da zaposlenima nadoknadi razumne i neophodne troškove nastale u vezi sa odobrenim službenim putovanjem.
  2. Zaposlenik koji treba da putuje zbog posla vezanog za koledž dužan je, nakon što dobije preliminarnu saglasnost od supervizora zaposlenika, popuniti Obrazac zahtjeva za putovanje (ako se očekuje da će troškovi putovanja premašiti 100 USD), i, ako je potrebno, Obrazac zahtjeva za provjeru. Svrha putovanja i broj računa za izvor(e) finansiranja koji su dostupni za pokrivanje troškova putovanja, treba navesti gdje se to zahtijeva na odgovarajućim obrascima.
  3. Obrasce moraju potpisati supervizor zaposlenog i odgovorni dekan ili izvršni službenik kabineta prije putovanja. Ovi potpisi ukazuju na odobravanje zahtjeva zaposlenika za putovanje i dostupnost sredstava Fakulteta. Za putovanja povjerenika i izvršnih službenika, obrasce mora odobriti predsjednik.
  4. Kada je putovanje završeno, Obrazac za nadoknadu putovanja mora se popuniti zajedno sa obrascem zahtjeva za putovanje (ako je potrebno), a sve odgovarajuće potvrde moraju biti priložene. Obrasce i potvrde zaposlenik dostavlja Službi računovodstva na obradu. Kontrolor je konačni recenzent/odobrivac za sve obrasce za nadoknadu putovanja.
  5. Na snazi ​​su sljedeće naknade za refundaciju:

a. Naknada za obrok – uključujući napojnice, koledž dozvoljava federalnu stopu po danu koju primjenjuje Administracija općih službi (“GSA”). Računi moraju podržavati troškove. Ne bi trebalo biti zahtjeva za nadoknadu bilo kakvih troškova obroka uključenih u kotizaciju za konferenciju ili registraciju udruženja. Za više informacija o cijenama na osnovu lokacije, pogledajte smjernice na https://www.gsa.gov/travel/plan-book/per-diem-rates/per-diem-rates-lookup/?action=perdiems_report&state=&fiscal_year=2021&zip=07306&city.
 
b. Auto Allowance – ako je korištenje ličnog automobila zaposlenog potrebno zbog lokalnog ili kratkog putovanja, zaposleniku će biti nadoknađena odgovarajuća kilometraža, plus putarina i parking, uz dokaz o udaljenosti putovanja i priznanicu o troškovima. Primjenjiva stopa kilometraže je obično stopa koju je odobrila IRS.

c. Računi – potrebni za sve nadoknade troškova. Nikakvi troškovi se neće nadoknaditi bez pratećih potvrda.

6. Prije podnošenja Obrasca za nadoknadu putovanja u odjel računovodstva, zaposlenik će dostaviti obrazac i prateću dokumentaciju supervizoru zaposlenog i odgovarajućem dekanu ili izvršnom službeniku na odobrenje i potvrdu da su potraživani troškovi koji se mogu nadoknaditi u granicama i dozvoljenim koledž. Neophodno je da supervizor zaposlenog pregleda i odobri zahtjev za nadoknadu samo za „razumne i neophodne“ troškove. Supervizor je zadužen da koristi poslovnu prosudbu ako se određena stavka koja nije navedena u politici ili proceduri podnese na odobrenje.

7. Obrasci Zahtjeva za putovanje (Dodatak A) i Naknade putovanja (Dodatak B) dostupni su na Financijskom portalu fakulteta.

II. Odobrenja

Ovaj postupak pokriva sve administrativne radnike, nastavno osoblje i osoblje, te druge ovlaštene da putuju u ime Visoke škole. Usklađenost sa ovom procedurom je odgovornost pojedinca koji putuje službeno na fakultetu. Ova procedura se odnosi na sva putovanja bez obzira na izvor sredstava.

Ako je nadoknada putovanja iz granta ili ugovora, zaposleni mora dobiti prethodno odobrenje od strane Grants Odeljenje računovodstva kancelarije ili fakulteta kako bi se utvrdilo da će svi predviđeni putni troškovi biti dozvoljeni za nadoknadu u skladu sa uslovima granta ili ugovora.

Od članova osoblja koji putuju službenim poslom očekuje se da budu sa istom pažnjom u snošenju troškova kao što bi razumna osoba uložila ako putuje ličnim poslom o svom trošku. Troškovi odobrenih putovanja se nadoknađuju samo u skladu sa ovim putnim procedurama Fakulteta.

A. Odobrenja putovanja
Sva putovanja po konferencijama, konvencijama, obuci osoblja, radionicama i seminarima zahtijevaju prethodno odobrenje u skladu s ovom procedurom.

B. Dozvoljeni troškovi
Naknada putnih troškova ograničena je na one troškove koji su neophodni za obavljanje službenih poslova Koledža. Biće nadoknađeni samo stvarni i nužni troškovi koji nastaju zbog uobičajenog komfora putnika u obavljanju njegovih/njenih službenih dužnosti. Poslovni troškovi moraju biti razumni i neophodni. Nadoknada za napojnice, napojnice i slične naknade je dozvoljena pod uslovom da su plaćeni iznosi u okviru uobičajenih priznatih standarda.  

C. Vanredni troškovi
Zahtjevi za nadoknadu vanrednih ili neuobičajenih troškova koji se ili nisu mogli predvidjeti prije putovanja, ili koji prelaze maksimalno dozvoljene stope, podliježu odobrenju prije nadoknade. Na Obrascu za nadoknadu putovanja mora se popuniti pismeno obrazloženje koje objašnjava okolnosti zbog kojih su troškovi potrebni, zajedno sa svom odgovarajućom pratećom dokumentacijom, koja se mora poslati direktno nadležnom šefu odjela, dekanu ili potpredsjedniku na odobrenje. Predsjednik mora odobriti vanredne situacije za izvršne službenike ili povjerenike. Dokumentovano odobrenje treba zatim biti priloženo važećim obrascima i predati računovodstvu radi nadoknade. 

D. Posebni uslovi
Zaposleni koji imaju bilo kakve posebne potrebe za putovanjima koje nisu eksplicitno obrađene u ovim pravilima treba da kontaktiraju odgovarajućeg šefa odjela, dekana ili potpredsjednika radi odobrenja, i predsjednika koledža ako je potrebno.

III. Proces

A. Proces odobravanja

  1. Zaposlenik koji treba da putuje zbog posla vezanog za koledž dužan je, nakon što dobije saglasnost svog supervizora, popuniti Obrazac zahtjeva za putovanje.
  2. Obrazac zahtjeva za putovanje (Prilog A) mora popuniti član osoblja za odobrenje od strane supervizora i odgovornog dekana ili potpredsjednika prije svih noćnih putovanja i iznajmljenih vozila, bez obzira na cijenu. Predsjednik mora odobriti obrasce za putovanja povjerenika i izvršnih službenika.
  3. Nikakvi troškovi neće biti nadoknađeni kada je obrazac zahtjeva za putovanje odbijen ili odbijen.
  4. Kada se očekuje da dva ili više članova osoblja putuju u istu svrhu, svaki pojedinac mora podnijeti poseban obrazac zahtjeva za putovanje. Drugi članovi osoblja koji putuju u istu svrhu moraju biti navedeni u obrascu.
  5. Odobreni iznos nadoknade može biti ograničen na fiksni iznos prema nahođenju dekana, potpredsjednika ili predsjednika.

B. Priprema i distribucija obrasca zahtjeva za putovanje

  1. Zaposleni priprema Obrazac zahtjeva za putovanje i dostavlja ga svom nadređenom na odobrenje.
  2. Ako ga supervizor odobri, supervizor prosljeđuje obrazac dekanu ili članu kabineta, prema potrebi.
  3. Ako je odobren od strane dekana ili člana kabineta, dekan ili član kabineta će dostaviti obrazac poslovnom uredu na validaciju od strane službenika za računovodstvo i/ili računovođe za grantove, gdje je primjenjivo.

C. Obuka osoblja

Obuka osoblja koja se traži da bi se unaprijedile vještine zaposlenika, održale trenutne vještine u tehnološkom razvoju i/ili stekla znanja/nove informacije, zahtijeva prethodno odobrenje od strane supervizora člana osoblja. Ako se radi o putovanju, Obrazac zahtjeva za putovanje također mora biti pripremljen i dostavljen na odobrenje u skladu sa ovom procedurom. Kao što je gore navedeno, Obrazac zahtjeva za putovanje je neophodan za iznajmljivanje vozila i noćenje, bez obzira na cijenu.

V. Transport

Gdje god je to praktično, od putnika se očekuje da koriste najekonomičnija prijevozna sredstva. Administrativna putovanja mogu uključivati ​​korištenje privatnog ili iznajmljenog vozila u vlasništvu koledža, javnog prijevoznika, taksija ili auto servisa.

A. Fakultetska vozila
Vozila koledža mogu se koristiti samo za putovanja vezana za fakultet, a ne za ličnu upotrebu osim ako to izričito ne odobri Upravni odbor. Operateri moraju poštovati sve važeće zakone i propise o vozilima, imati važeću vozačku dozvolu i lično su odgovorni za novčane kazne za sve prekršaje u vozilu i prekršaje u kretanju koji su nastali tokom ili kao rezultat njihovog korištenja vozila Fakulteta. 
Aranžmani za rezervaciju i preuzimanje vozila Fakulteta se trebaju dogovoriti sa prostorijama Fakulteta ili Uredom za sigurnost. Služba sigurnosti vodi listu ovlaštenih vozača za vozila Fakulteta. Vanredni troškovi (npr. popravka guma, popravka delova vozila) tokom korišćenja vozila Fakulteta se nadoknađuju pod uslovom da se dostavi i odobri adekvatno pismeno objašnjenje i priznanice.  

B. Vozila u privatnom vlasništvu
Članovima osoblja koji koriste vozila u privatnom vlasništvu za službene poslove biće nadoknađena kilometraža po stopi koju odredi Internal Revenue Service (IRS). Troškovi putarine i parkinga bit će nadoknađeni po nastalim troškovima. 

C. Iznajmljivanje vozila
Određene neobične okolnosti, kao što je nedostupnost javnog prevoza ili neizvodljivost drugih načina putovanja, mogu zahtevati iznajmljivanje vozila. U takvim slučajevima, bez obzira na trošak, zaposlenik će dati pismeno obrazloženje za korištenje iznajmljenog vozila na Obrascu zahtjeva za putovanje prije datuma putovanja. U obrazloženju će se navesti potreba za iznajmljivanjem, dati razlozi zašto drugi prevoz nije dostupan ili izvodljiv za korištenje, te uključiti procijenjeni ukupni trošak. Odobrenje, ako se izda, bit će ograničeno na iznajmljivanje ekonomskog ili srednjeg vozila. Vozila za najam ne smiju biti po cijeni koja nije veća od preovlađujućih tržišnih cijena i originalne kopije očitavanja brojača kilometara u ugovoru o najmu na mjestu porijekla i na mjestu povratka, kao i dokaz o uplati, moraju biti priloženi Putnom vaučeru kako bi se ovaj trošak pokrio da se nadoknadi. 

D. Javni prevoznici
Putovanje do i od destinacije treba biti najdirektnijim i najekonomičnijim putem. Nadoknada se zasniva na stvarnim troškovima putovanja javnog prevoznika (npr. železnica, autobus, avion). Za putovanja željeznicom i avionom potrebni su originalni računi. Za putovanja avionom i vozom koristit će se autobus ili ekonomska klasa.

E. Taksi i aerodromski auto servis
Neophodne taksi naknade su dozvoljene, ali samo kada javni prevoz nije lako dostupan, praktičan ili u slučaju nužde. Redovne usluge automobila mogu se koristiti do/od kuće zaposlenika i aerodroma, te do/od aerodroma i odredišta putovanja kada javni prijevoz nije dostupan ili praktičan, i samo ako je auto servis jeftiniji od taksija. 

VI. Kongresi, konferencije, obuke osoblja, radionice

A. Definicija: Konferencijska i kongresna putovanja definiraju se kao putovanja koja nisu direktno povezana s dužnostima i odgovornostima zaposlenika, ali se obavljaju radi:

    1. Unapređenje profesionalnih vještina.
    2. Razmjena informacija, ideja i metodologije.
    3. Promocija imidža Fakulteta.

Za putovanje izvan Sjedinjenih Država, bez obzira na cijenu, potrebno je odobrenje dekana, potpredsjednika odjela i predsjednika koledža. 

B. Troškovi: Za konvencije, konferencije, obuke osoblja, radionice, seminare obuke i za putovanja duža od 24 sata koja zahtijevaju noćenje (uključujući situacije u kojima paket aranžman uključuje smještaj i obroke kao sastavni dio planiranih aktivnosti), dozvoljeno ( GSA) naknade dnevnica (po ugovoru sa sindikatom) ograničene su na stvarne razumne izdatke. 

C. Jednodnevni izleti: Obroci za jednodnevne izlete koji ne uključuju prenoćište ne nadoknađuju se osim u okolnostima kada putovanje može biti na lokalitetima gdje troškovi hrane premašuju one na fakultetu ili u njegovoj blizini, ili gdje bi dužina jednodnevnog putovanja premašila tipičan radni dan.

D. Troškovi smještaja: Troškovi se u potpunosti nadoknađuju za smještaj i obroke koji su sastavni dio planiranih aktivnosti konferencije, konvencije, obuke osoblja, itd. Naknade za obrok su ograničene na dodatak za obrok. Kada smještaj nije sastavni dio događaja, zaposleni imaju pravo na naknadu troškova za jednu standardnu ​​sobu u hotelu poslovne klase. 

E. Takse za registraciju: Kotizacije za kongrese ili radionice se vraćaju. Za upisninu potrebno je dostaviti originalne račune. 

F. Isključeni rashodi

    1. Prvoklasno putovanje avionom. Takav smještaj je dozvoljen samo ako jeftiniji smještaj nije dostupan ili nije izvodljiv. Za putovanje avionom prve klase potrebno je posebno odobrenje predsjednika. 
    2. Troškovi lične prirode kao što su usluge sobara, zabava, alkoholna pića i druge naknade slične prirode.
    3. Novčane kazne za parkiranje, prekršaje u kretanju ili bilo koje troškove povezane s kršenjem važećih zakona tokom vožnje ličnog vozila, vozila u vlasništvu fakulteta ili iznajmljenog vozila.
    4. Ako zbog putnikove lične udobnosti ili zbog uzimanja odsustva, dođe do prekida putovanja ili odstupanja od najpreciznije rute, dozvoljena naknada ne smije premašiti cijenu najekonomičnije rute. 
    5. Hotelski smještaj po poslovnim cijenama iznad tržišnih je dozvoljen samo ako drugi smještaj nije dostupan ili nepraktičan s obzirom na plan putovanja zaposlenika. Za nadoknadu se mora dobiti pismeno obrazloženje i odobrenje. Predsjednik Koledža će odobriti ovaj zahtjev.

VII. Potencijalni zaposlenici i gosti govornici

Putni troškovi budućih zaposlenika i gostujućih govornika moraju biti odobreni i nadoknađeni pod istim uslovima, ograničenjima i zahtjevima članova osoblja koji putuju poslovno na fakultetu kao što je navedeno u ovoj proceduri; međutim, nadoknada putnih troškova potencijalnim zaposlenima i gostujućim govornicima je diskreciona.

Naknada troškova selidbe neće biti odobrena bez odobrenja Upravnog odbora.

Dekan, šef odsjeka ili predsjedavajući komisije za traženje odgovorni su za informiranje pojedinca o politikama i procedurama koje regulišu putovanja, posebno kada su u pitanju pokriveni i isključeni troškovi, te o tome kako dobiti naknadu za putne troškove. Za dozvoljene troškove postupak je sljedeći:

  1. Čim je zakazan intervju sa kandidatom, šef odjeljenja ili predsjedavajući treba da pripremi obrazac zahtjeva za putovanje kako bi dobio potrebno odobrenje. Obrazac zahtjeva za putovanje mora navesti naziv pozicije na kojoj se intervjuira. 
  2. Nakon odobrenja, šef odjela ili predsjednik komisije za traženje savjetovat će kandidata da zatraži od bilo kojeg hotela ili drugog dobavljača koji pruža usluge prijevoza, smještaja ili hrane da direktno naplati račun kandidatu. Nijedan zaposlenik Fakulteta ne smije plaćati usluge vezane za boravak kandidata. Naknada će biti izvršena kandidatu u roku od dvije (2) sedmice od predaje. 
  3. Šef odjeljenja ili predsjedavajući će dobiti preciziran popis svih putnih troškova koji nosi potpis kandidata. Podnošenje ovog obrasca potrebno je odmah dostaviti poslovnom uredu.
  4. Za svakog kandidata mora se pripremiti posebna faktura i obrazac narudžbenice. 

VIII. Refundacija putnih troškova

Vaučer za nadoknadu putovanja (Dodatak B) treba popuniti i predati u roku od dvije (2) sedmice nakon završetka konferencije ili putovanja. Odobrene vaučere za putne troškove treba dostaviti u Odsjek za plaćanje u poslovnom uredu zajedno sa svim originalnim priznanicama i pratećim dokumentima (sertifikat/list za prijavu) za sve troškove tražene za nadoknadu.

  1. Propisi IRS-a o putovanjima predviđaju da svaki avans za putovanja koji nije potkrijepljen u roku od šezdeset (60) dana od izdatka može rezultirati oporezivim prihodom koji se prijavi na obrascu W-2 pojedinca koji je primio avans.
  2. Vaučer za refundaciju putovanja mora sadržavati sljedeće podatke:
    1. Desetocifreni broj računa koji se tereti.
    2. Ime i adresa putnika.
    3. Odobreni obrazac zahtjeva za putovanje (ako je primjenjivo).
    4. Datum putovanja, odredište, kilometraža, putarine i drugi nastali troškovi. 
    5. Ako se troškovi smještaja dijele s drugima, tu činjenicu treba navesti na vaučeru. U takvim slučajevima, naknada je ograničena na putnikov proporcionalni dio troškova.
    6. Trošak kilometraže: Komutacija u poslovne svrhe pomnožena sa stopom kilometraže/nadoknade koja je na snazi ​​po milji. Priložite Google mape/uputstva ili sličan dokument koji podržava pređenu kilometražu. 
    7. Vaučer mora biti odobren, kao što je prethodno navedeno.
    8. Djelomična nadoknada putnih troškova: U nekim slučajevima, članovi osoblja traže nadoknadu samo dijela troškova nastalih za putovanje. U takvim slučajevima, ukupne nastale troškove treba navesti na vaučeru, ali samo stvarni traženi iznos treba uneti u blok „Ukupno“, a frazu „Tražim nadoknadu samo za“ treba upisati/upisati u tijelo vaučera. 
    9. Vaučeri dostavljeni Obračunima koji nisu u skladu sa procedurom nadoknade koja je navedena u ovom dokumentu i/ili im nedostaju podaci biće vraćeni podnosiocu zahtjeva na reviziju.
    10. Nadoknađuju se samo putni troškovi dostavljeni sa originalnim kopijama računa. Svaki vaučer dostavljen bez potrebne prateće dokumentacije ili kopija računa biće vraćen autoru da popuni/podnese potrebnu dokumentaciju. 
    11. Neutrošeni gotovinski predujmovi se vraćaju poslovnom uredu u gotovini ili čeku u roku od šezdeset (60) dana od završetka putovanja. Svaki nepotrošeni avans koji nije vraćen u ovom vremenskom periodu će se tretirati kao oporezivi prihod koji se prijavljuje na obrascu W-2 u skladu sa važećim propisima IRS. 

Obrazac zahtjeva za putovanje

Odobren od strane Vlade: jul 2021
Povezana politika odbora: računovodstvo, nadoknada putovanja

Vratiti u Policies and Procedures